(Vi.no): Følelsen av å ikke få unna nok arbeid, og at listen over det du skulle ha gjort vokser, kan virke både demotiverende og håpløst.

– For de aller fleste så er det å bruke hodet sitt som et system for å finne ut hva de skal gjøre, den største tidstyven av dem alle. Når du er usikker på hva du skal gjøre, setter du deg ned og tenker, forteller Espen Agøy Hegge, som er kursholder i Getting Things Done for produktivNorge.

– Dette tar mye lengre tid enn å lage seg et system utenfor hodet; hjernen vår er nemlig helt unik når det gjelder å få ideer, men når det gjelder å holde på disse ideene så er omtrent alt vi omgir oss med, bedre.

Han mener det er fire måter å øke produktiviteten på:

1. Del døgnet inn i tre deler

For å holde på produktiviteten er det viktig å huske på at livet ikke er «bare» jobb; tenker du for mye på arbeidet og alt du bør få gjort, går det raskt utover hele dagen og vil virke som en negativ, evig sirkel av dårlig produktivitet.

– Det er viktig å dele inn døgnet i tre deler; en tredjedel av tiden til arbeid, plikter og å få unnagjort oppgaver, en tredjedel til lystaktiviteter som å slappe av, være sammen med familie og venner, mosjonere, gå tur, ha gode samtaler også videre, sier Hegge.

Her inngår også kulturelle aktiviteter – se en film, lytte til musikk eller stelle i hagen, forteller professor ved Institutt for nevromedisin ved NTNU i Trondheim Are Holen. Han er spesialist i psykiatri og er nasjonalt og internasjonalt kjent for sine arbeid innen stress- og katastrofeforskning.

- Ved å fordele døgnet inn i tre deler, er det enklere å plassere de ulike aktivitetene og samtidig minne seg selv på at man er mer enn bare i arbeid. Oppgavene som kan føles håpløse og eviglange på jobb, bør legges bort når det er tid for de to andre delene en hverdag bør bestå av.

– Den siste tredjedelen bør bestå av søvn og hvile, understreker han.

2. Lær deg å fokusere bedre

Før du kan bli mer produktiv i arbeidet ditt, må du også lære deg å fokusere bedre.

Det mener Hegge at du gjør ved å følge disse punktene:

Steg 1: Lag en innboks hvor du kan legge ting som dukker opp, men som du ikke har tid til å tenke gjennom akkurat nå. Tøm denne innboksen minst annenhver dag ved å forvandle hver enkelt løs tråd til konkrete handlinger og prosjekter.

Tøm e-posten din for all e-post som ikke inneholder noen handlinger for deg (slett eller flytt til en annen mappe). Prøv å få en helt tom innboks regelmessig, da vet du at du har tenkt gjennom alle og bestemt deg for hva som skal gjøres med dem.

Steg 2: Ha alltid penn og papir ved siden av deg slik at du raskt kan notere ting du kommer på, men som du ikke trenger å handle på umiddelbart.

Steg 3: Sørg for at gjøremålslisten din inneholder konkrete, neste handlinger. Altså ikke vage stikkord som gjør at du på nytt må tenke over hva du skal gjøre.

Steg 4: Sett av tid til å reflektere og planlegge arbeidsdagene både daglig og ukentlig. Ta et skritt tilbake og la hverdag være hverdag mens du planlegger hvordan du bør bruke tiden din de kommende timene, dagene og ukene.

3. Del opp gjøremålene og handlingene dine

Av og til føles det som om vi rett og slett ikke får gjort noe som helst av fornuft. Da er det viktig å kjenne på en opplevelse av mestring:

- Det er viktig å oppleve at du mestrer oppgavene du har, at ditt bidrag teller og at du kommer deg videre i langvarige prosjekter. For store krav vil for mange gi opplevelse av å gå i lås, at du ikke orker å ta fatt på de oppgavene som ligger foran deg, sier Holen.

Det er lett å føle seg overveldet av oppgavene dersom du tar på deg for mye på en gang, eller blir pålagt for mye arbeid. Vi blir ofte overveldet når vi har mye å gjøre eller når oppgavene er store og føles uoverkommelige:

- Det beste du kan gjøre i disse situasjonene er å fokusere på den aller første handlingen du kan gjøre. Selv om du har tatt på deg mange og store oppgaver, så har hver enkelt av dem minst en konkret, gjennomførbar neste handling, forteller Hegge.

Han råder deg til å:

1. Bruk litt tid på å bestemme deg for hva den neste handlingen for hver enkelt av oppgavene eller prosjektene dine, skal være.
2. Skriv dem ned slik at du slipper å gjøre den samme tenkejobben en gang til når du skal sette i gang med neste handling.
3. Utfør de handlingene som vil gjøre deg mest fornøyd med hvordan du bruker tiden din.

- Denne prosessen fungerer best når du gjør det regelmessig, slik at du kan stole på at listene dine har en fullstendig oversikt over alt du potensielt kan gjøre, sier Hegge.

4. Sørg for å bevare en grense mellom arbeid og fritid

Du har sannsynligvis opplevd scenarioet: Du sitter henslengt i sofaen, mobilen lyser og gir fra seg et lite pip – og et eller annet på jobb må ordnes, sjekkes eller besvares. Med dagens teknologi har vi en tendens til å «alltid» være «på». Selv om Holen er klar på at den digitale revolusjonen er fantastisk, har den også helt klart sine negative sider:

- Den har også ført til at grensene mellom arbeid og fritid kan bli noe visket ut. Vi kan så lett kontaktes utenom arbeidstid, i helgene eller i ferien og bli bedt om å «bare» svare på noe eller «bare» ordne noe raskt, sier Holen.

Det er viktig å tilstrebe å holde klare grenser mellom arbeid og fritid, slik at vi jobber når vi skal jobbe og har fri når vi skal ha fri.

– I det store og hele vil det gi bedre produktivitet når vi klarer å ha en tydelig grense mellom arbeid og fritid, forteller Holen.

Slik kritiserer du riktig

Likte du artikkelen? Vi inviterer våre beste lesere til å følge Vi.no på Facebook og motta vårt nyhetsbrev én gang per uke.